Inventario negozio abbigliamento: consigli utili

Gestire un negozio di moda significa dover fare i conti quotidianamente con nuove collezioni, tendenze del momento, saldi, resi e richieste esigenti dei clienti. C’è però un’altra attività, spesso rimandata o considerata secondaria, che invece è il cuore pulsante dell’attività: l’inventario del negozio di abbigliamento.

Molti titolari lo considerano come un noioso obbligo fiscale che porta via tempo prezioso. Nulla di più sbagliato: l’inventario di un negozio è la bussola che indica esattamente dove vanno i soldi, qual è il profitto e qual è il valore reale dell’attività. In questo articolo vedremo come sfruttare nel modo giusto l’inventario per aumentare i profitti e ridurre gli sprechi.

Cos’è l’inventario e perché è fondamentale nella moda

L’inventario non è solo un freddo elenco di numeri su un foglio, ma è la fotografia esatta del capitale investito nella merce. Nel settore della moda questo concetto è ancora più critico poiché l’abbigliamento ha una “scadenza” commerciale molto breve. Un capo che oggi è di tendenza, tra tre mesi potrebbe essere già fuori moda e quindi risultare invendibile.

Fare l’inventario significa monitorare la quantità, le taglie, i colori e lo stato di conservazione di ogni singolo articolo presente in negozio. Questa operazione è fondamentale per almeno tre motivi:

• la “salute finanziaria”: le scorte sono denaro immobilizzato, così come gli invenduti rappresentano costi aggiuntivi;
• soddisfazione del cliente: sapere in tempo reale se è disponibile una taglia specifica (e ordinarla subito se manca) evita di perdere una vendita;
• pianificazione: senza dati storici precisi, i futuri acquisti saranno basati solo sull’intuito, aumentando il rischio di errori costosi.

Metodi di inventario e criteri di gestione delle scorte

Ci sono diversi modi per conteggiare la merce e la scelta dipende dalla dimensione del negozio e dalla tecnologia a disposizione. Il metodo più classico è l’inventario fisico periodico, che solitamente si fa una o due volte l’anno (spesso a fine anno fiscale), e richiede la chiusura temporanea del negozio o nottate di lavoro per contare tutto in una volta sola.

Il metodo più moderno ed efficace è però l’inventario perpetuo, che aggiorna le giacenze in tempo reale ogni volta che avviene una vendita o un reso. Richiede un software gestionale, ma permette di avere sempre sotto controllo la situazione.

C’è poi l’inventario a rotazione e in questo caso, invece di contare la merce presente nel magazzino di abbigliamento in una sola volta, si conta una piccola parte ogni giorno o settimana (ad esempio il lunedì i pantaloni, il martedì le camicie ecc.). Questo metodo è meno impegnativo e consente di correggere gli errori man mano che si presentano, mantenendo l’accuratezza dei dati tutto l’anno senza dover fermare l’attività commerciale.

Come organizzare e controllare lo stock in modo efficace

Quando si inizia a fare l’inventario, è preferibile suddividere il negozio in zone, così da operare in modo settoriale riducendo il rischio di errori o dimenticanze. L’operazione va fatta sempre in coppia: una persona conta e chiama il numero, l’altra registra il dato. Questo doppio controllo riduce notevolmente l’errore umano.

Sarebbe poi opportuno stabilire una procedura standard per quei capi difettosi e senza etichetta, che naturalmente non devono essere mescolati con la merce vendibile durante la conta, ma accantonati per essere gestiti separatamente.

Per assicurarsi che il controllo sia efficace, durante l’inventario non dovrebbero esserci movimenti di merce, quindi nessun arrivo di nuovi pacchi e nessuna vendita. Se il negozio deve rimanere aperto, la zona dove si sta contando deve essere “congelata” e inaccessibile al pubblico.

Categorizzazione dei prodotti e rotazione delle scorte

Organizzare bene i prodotti è il segreto per avere un magazzino efficiente e proattivo. Nell’abbigliamento però non basta dividere genericamente per “pantaloni” o “maglie”, ma bisogna avere un occhio attento su varianti come taglie e colori. Una volta create le categorie, è necessario osservare la velocità con la quale la merce esce dal negozio.

Per semplificare questo processo, detto rotazione, si possono dividere mentalmente i capi in tre gruppi. Nel primo ci sono i “best seller”, quelli che non devono mai mancare poiché vengono venduti subito e garantiscono ottimi guadagni. Nel secondo c’è la merce stabile, che si vende con una certa regolarità. Nel terzo ci sono i cosiddetti capi “pigri”, che restano sugli scaffali per mesi rischiando di trasformarsi in invenduti.

Osservando la rotazione dei capi, diventa più facile capire cosa riordinare subito per non perdere vendite e invece cosa mettere in saldo per liberare spazio.

Prevenire perdite, eccedenze e rotture di stock

L’inventario serve soprattutto a evidenziare la cosiddetta differenza inventariale, cioè la differenza tra ciò che secondo il computer un negozio dovrebbe avere e ciò che è realmente presente sugli scaffali. Tale differenza può dipendere da vari motivi, come furti, errori amministrativi o danni. Identificare queste perdite permette di prendere contromisure, come installare migliori sistemi di antitaccheggio o formare meglio il personale.

Altrettanto pericolose sono le eccedenze e le rotture di stock. Le eccedenze rappresentano soldi spesi a vuoto per merce che nessuno acquista, mentre le rotture di stock fanno perdere vendite e fanno sentire il cliente frustrato.

Per prevenire questi problemi, diventa cruciale l’analisi dei dati storici. Quando si acquista merce dal proprio fornitore di abbigliamento all’ingrosso, non bisogna basarsi solo sul gusto personale o sulle tendenze del momento. È invece opportuno guardare i dati del proprio inventario precedente e porsi domande mirate: quali taglie sono avanzate l’anno scorso? Quali colori sono andati esauriti in due settimane? Comprare basandosi su dati concreti riduce il rischio di avere il magazzino pieno di merce invenduta a fine stagione.

Strumenti operativi: fogli di calcolo, codici a barre e software

Infine ci sono gli strumenti operativi, da scegliere in base a una serie di fattori. Per negozi molto piccoli la tentazione è di usare semplicemente carta e penna o semplici fogli di calcolo, come Excel. Tuttavia basta una formula sbagliata o una digitazione errata per falsare tutto il bilancio.

Una buona soluzione è rappresentata invece dai codici a barre. Etichettare ogni capo con un codice a barre velocizza notevolmente le operazioni di cassa e di inventario.

Ancora più efficiente è l’uso di un software gestionale con gestione di magazzino integrata. Questi programmi collegano direttamente la casa al magazzino e quando si vende un prodotto, il sistema lo scala automaticamente dalle scorte.

La gestione manuale risulta una pratica ormai obsoleta e la cosa migliore è passare alla gestione digitale, il primo passo per trasformare un piccolo negozio in un’attività pronta a crescere.